آرشیف

مدیریت و اداره:

کریتنر در کتاب خود چنین تعریف نموده است:
تعریف :اداره عبارت است از روندی برای حل مسايل مربوط به تامین اهداف سازمان به نحوی مطلوب از طریق استفاده موثر و کا ر امد از منابع کمیاب در یک محیط در حال تغیر.
مدير كيست؟
مدير يعنى كسى كه با تدبير خود به بهترين شكل نسبت به مردم انجام وظيفه كند و مسوول كسى است كه در قبال وظيفه اى كه بايد انجام دهد مورد سؤال قرار گيرد و بازخواست مى شود و اين مسأله اى است كه در عرف مديريتى به دست فراموشى سپرده شده است.» 
به علاوه ما در كنار اين واژه ها، عبارتى به نام ارباب رجوع هم داريم كه به معناى كسى است كه از مسوول درخواستى دارد و وظيفه مسوول اين است كه در چهارچوب قانون اطاعت كرده و درخواست وى را عملى كند كه به نظر مى رسد تمامى اين مفاهيم در فرهنگ امروز جامعه ما جابه جا شده اند.
به اعتقاد مردم، مدير بايد مشكلات مردم را حل كند، نه اين كه از آن ها فاصله گرفته و به فكر رفع مشكلات خودش باشد.

ويژگى مدير چيست؟
، اگرچه به راحتى نمى توان گفت كه عالى ترين مديران داراى چه ويژگى هايى هستند اما به هر حال يك سرى از ويژگى ها، عمومى هستند و در تمام فرهنگ هاى دنيا پسنديده مى باشند، مانند انصاف و يا شناخت دقيق از زيرمجموعه خود كه موجب مقبوليت و محبوبيت مدير در ميان پرسنل مى شود.
وى مى گويد: «براين اساس اگر يك مدير نيازها و مسووليت هاى حيطه وظيفه خود را بشناسد، خواهد دانست كه در چه حوزه اى بايد وارد شود و در چه حوزه اى اظهار عقيده نكند و قاعدتاً اگر پرسنل چنين خصيصه اى از مدير خود سراغ داشته باشند او را لايق و شايسته خواهند ديد كه اين اولين قدم براى كارايى و حصول نتيجه عملكرد يك مدير است. اما بايد توجه داشت كه شايستگى و محبوبيت يك مدير، برترى انسانى بر انسان ديگر نيست بلكه محبوبيتى است كه او در قبال خدمت به ديگران كسب كرده است.
وى ويژگى هاى خاص هر مدير را بسته به خصيصه هاى ذاتى و بستر فرهنگى مى داند كه در آن پرورش يافته است

ويژگيهاي مديران موفق
در مورد مديران برجسته چه اطلاعاتي داريد؟ آيا توجه داشته ايد كه چه عواملي باعث ساختن يك مدير خوب مي شود؟ … بدون شك بعضي از ويژگيهاي ، مهارت ها و توانمنديها را بصورت مشترك در ميان مديران موفق ميتوان مشاهده كرد ولي علاوه بر مهارتهاي تخصصي در فضاي كسب و كار دارابودن مهارتهاي اجرائي بعنوان مكمل مهارتهاي تخصصي يك الزام بشمار مي آيد.
شايد بتوان نشانه ها ، مهارتهاي اصلي براي ايجاد الگوي راهبري شايسته را بشرح ذيل خلاصه نمود.

ممکن است در زندگی با افراد زیادی روبه رو شوید که فکر می کنند توانایی و مهارت رهبر شدن را دارند، اما معدود افرادی را می بینید که واقعاً از آن مهارت ها بهره مند باشند. رهبری قابل یادگیری است، اما خیلی از ما آن را دست کم گرفته و فکر میکنیم که با خصوصیات و مهارت های مدیریت و رهبری زاده شده ایم. و از اینرو این مرحله ی مهم پیشرفت نادیده انگاشته می شود. 
خیلی از مردم هم پیرو افکار رسانه ها هستند و تصور میکنند که رهبران، قهرمانانی هستند که باید جان همه را نجات دهند؛ آنها این واقعیت را نادیده می گیرند که رهبران نیز موجوداتی فناپذیر هستند که همان اشتباهاتی که همه ی ما ممکن است مرتکب شویم را انجام می دهند. 
اما یک چیز هست که درمورد رهبران کاملاً متفاوت است: آنها می توانند به عقب برگردند. رهبران واقعی، بعد از شکست هنوز قادرند ما را متقاعد کنند که بار دیگر از آنها پیروی کرده و آن راه را طی کنیم. 
اما سؤال مهم این است: چه خصوصیاتی این افراد را از بقیه جدا میکند و چگونه میتوانیم این ویژگی ها و خصوصیات را در خود ایجاد کنیم؟

1- خودآگاهي: كسي كه مي خواهد برديگران مديريت كند لازمه اش مديريت برخود است منجمله : مديريت بر زمان و تنش و تعيين اهداف و اولويتهاي شخصي بعنوان مثال مديريت بر زمان و تنش به مديران كمك مي كند تا نسبت به سازماندهي پيرامون خود و تطبيق پذيري با آن اقدام نمايند.

2- تعيين چارچوب ماموريت سازمان : وظيفه يك مدير مؤثر ايجاد يك ماموريت شفاف براي سازمانش است يك ماموريت روشن نه تنها باعث انگيزش كاركنان ميشود بلكه به آنها القاء‌ مي كند كه كارشان داراي اهميت است ونكته مهم تر اين است كه كار فقط براي حقوق و گذراندن زندگي نيست بلك چيزي مهم تر در پس آن نهفته است.

3_ میل به ریسک کردن: 
خیلی از افراد ریسک نمی کنند چون از شکست می ترسند. اما اگر شما یک رهبر موفق هستید باید از خود بپرسید: آیا این کار ارزش ریسک کردن دارد؟ 
یک رهبر واقعی اگر تشخیص داده است که فواید آن کار بیشتر از خطرات احتمالی آن است، باید بتواند سایرین را هم هدایت کند. اما در این صورت هم باز خیلی از ما جرات و جسارت خطر کردن را نداریم، اما همیشه افرادی که همیشه بیشترین ریسک را می کنند، از امن ترین موقعیت برخوردارند. 
اگر خطر را بررسی کرده اید و تشخیص داده اید که ارزش ریسک کردن دارد، باید بتوانید بر این مانع ذهنی غلبه کنید. اگر اینکار برایتان دشوار است، طرحریزی کنید. هرچه آمادگیتان بیشتر باشد، موقعیت هم برایتان کم خطرتر خواهد بود.

_ (4الهام:
یک رهبر بیش از یک فرد است؛ او در راس گروه است. این اوست که به نظر می رسد همیشه می داند چه باید بکند و همه برای مشاوره و راهنمایی سراغ او می روند. 
او نه تنها دیدگاه خوبی دارد، بلکه می داند چطور باید با دیگران ارتباط برقرار کند. یک رهبر خوب باید بتواند پیامش را با منطق به دیگران برساند. نتیجه این است که همه معمولاً تحت تاثیر روشنی دیدگاه او و راسخ بودن اعتقادش قرار می گیرند و خیلی زود از او پیروی خواهند کرد. 
با اینکه مردم معمولاً از توانایی های رهبر در شگفت هستند، اما منبع اصلی و واقعی الهام او از دو تمرینی ناشی می شود که همه می توانند انجام دهند: برنامه ریزی و هدفمندی. رهبر کسی است که تعیین می کند چه اهدافی اهمیت بیشتری دارد و برایی رسیدن به آن اهداف طرح ریزی و برنامه ریزی می کند. او همان کسی است که برای هر مشکلی، راه حلی در آستین دارد، چون او قبل از اینکه حتی شما کارتان را شروع کنید، آن مسائل را به دقت بررسی کرده است.

5- مديريت بر تنش و استرس : آنچه مسلم است آنكه تنش هاي روبه افزايش باعث كاهش بهره وري مي گردد. نتايج تجربيات نشان داده كه عدم شايستگي مدير، عامل اصلي ايجاد تنش در جايگاه كار است .

6- ارتباط مؤثر با كاركنان : اين ارتباط ممكن است به سه شكل صورت پذيرد ، نوشتاري ، زباني ، سخنراني ، داشتن مهارت درهريك از اين زمين ها لازم بوده زيرا تقريبا" 80% وقت مديران در محيط كار با اين نوع ارتباطات پرمي شود. لذا اهميت و توجه به آن دور از انتظار نخواهدبود. بعبارتي ارتباط مؤثر آن نوعي از ارتباط است كه ضمن حفظ رابطه مثبت بين طرفين ارتباط از توجه به مشكل موجود نيز غفلت صورت نمي گيرد. نكته قابل اهميت در ارتباط مدير با كاركنان پائين تر ، ارتباط محترمانه اي است كه نه از موضوع قدرت بلكه بيشتر از جنبه مشاركت است . اگر در ارتباطات انعطاف پذير باشيد اين احساس را بوجود مي آوريد كه داده ها يا انتخابهاي ديگري نيز وجود دارد و ديگران هم ممكن است توان كمك به حل مشكل را داشته باشند در نهايت ارتباط مثبت و مؤثر با تعهد زيردستان به تصميم گرفته شده اعتبار مي بخشد.

7- استفاده مؤثر از قدرت : نكته اي كه در مورد قدرت مطرح است اين است كه چه كسي قدرت دارد و چگونه آن را بدست مي آورد، چگونه آن را مهار مي كند وچگونه از آن استفاده مي كند.
استفاده مؤثر از قدرت ، بحراني ترين جزء مديريت است و مديران قدرتمند داراي اين ويژگي هستند كه ديگران را نيز قدرتمند بسازند. درك سنتي از قدرت در گذشته عبارت از داشتن كنترل روي رفتار ديگران بوده مثل كنترل رئيس روي كاركنانش ولي مفهوم جدي از قدرت به جاي « داشتن اختيار بر روي ديگران» به «توانايي در انجام يك كار» تغيير يافته است تكنولوژي اطلاعاتي (IT ) به عدم تمركز اطلاعات كمك كرده و دسترسي به اطلاعات را براي تمام سطوح پائين تر امكان پذير ساخته است. مرزهاي ستني داخل و بيرون سازمانها درحال محو شدن است اينجاست كه بحث توانمندسازي مطرح مي شود .

8- تشخيص عملكرد ضعيف و استفاده از شيوه هايي كه باعث ارتقاء‌و انگيزش كاركنان بشود: بدون شك هرفردي در موقع استخدام بعضي توانايي ها را با خود به سازمان مي آورد. با اختصاص منابع و آموزش نيز امكان بالا بردن توانايي ميسر است ولي در مورد تمايل در تعهد ، خود را در وظيفه مرتبط با مشكل آشكار مي كند.
كاركنان بصورت اصولي دوست دارند كه كار راخوب ارائه بدهند و مسئوليت بيشتري بپذيرند و اين برعهده مديران است كه با انگيزش و كمك به كاركنان آنها را در رسيدن به بهره وري بالاتر هدايت نمايند در اين رابطه وظيفه مديران تدوين برنامه اي قدم به قدم و نيرو دهنده براي انگيزش كاركنان است بصورتي كه آنها با رضايت در انجام كارها پيشقدم باشند نكات كليدي اين برنامه عبارتند از : اهداف مشكل را به آرامي جا بياندازيم بصورتي كه قابل درك و پذيرش باشند، موانع سازماني و انساني را از بين ببريم و اين احساس را بوجود آوريم كه انتظارات قابل دستيابي است.

– با ايجاد نظم و تشويق رفتارهاي غير قابل قبول را از بين ببريم .
– پاداشهاي داخلي و خارجي مزيتي باشد براي تلاشهاي بالا.
– جوايز را بصورت عادلانه توزيع نمائيم .
– باز خورد عملكردها را به موقع با صداقت و پاداش آماده كنيم.

9- استفاده از تيم و مشاركت دادن افراد : ما خواه رئيس باشيم يا مرئوس امكان ندارد از كار تيمي گريزي داشته باشيم نتيجه بررسيها حاكي از اين است كه در تيم ايده هاي زيادي توليد و تصميم گيري و حل مشكل خيلي بهتر از روشهاي فردي صورت مي گيرد و درك بهتر و انگيزش بيشتر و عملكرد خوب را به دنبال دارد. نقش مديران در ايجاد هماهنگي ميان اعضاي تيم و پشتيباني و دادن بازخود و ترسيم يك چشم انداز و ايجادتعهد به 
چشم انداز داراي اهميت ويژه اي است چشم انداز به شفاف كردن ارزشهاي محوري و اصولي كه تيم را در آينده هدايت كند كمك مي كند روي امكانات تمركز مي كند و باعث پيوند محكم اعضا به يكديگر مي شود.
يك مديرخوب مطمئا" رفتارش با تمام كاركنان خوب است و اين رفتار خوب را نه تنها در حقوق و پاداش بلكه در مشاركت دادن آنها در فعاليت روزانه نيز مي شود ديد. مدير خوب خلاقيت و نوآوري را مورد پشتيباني قرار ميدهد و تمام افراد احساس درگير بدون در كار را دارند.

10- حل مشكل با خلاقيت : هرساعتي كه سپري مي شود امكان ندارد افراد با نوعي مشكل و نياز براي حل آن مواجه نشوند وظيفه مدير ذاتا" حل مشكلات است و اگر مشكلات نبودند ديگر نيازي به مديرنبود هرچند دارا بودن تحصيلات عاليه و سالها تجربه اندوزي مديران را در اين جهت هدايت ميكند كه مشكلات را درچارچوب هاي تعريف شده اي حل نمايند و ليكن از توانمندي وخلاقيت درحل مشكل دورمي شوندوظيفه مديرحل مشكلات سازمان با روشهاي خلاق و نه شيوه هاي سنتي است./

11رهبري بر راهنمائي ارجح است: جايگاه مدير جايگاه رهبري و هدايت است كه هم آموزش ميدهد و هم تشويق مي كند واگر لازم باشد رفتار كارمندانش را اصلاح ميكند ديد راهبر به چيزها متفاوت تر از ديد كاركنان است بنابراين از اين ديدگاه آموزش دادن و مشوق بودن خيلي مهم است . بعنوان مثال هنگاميكه مديري مي خواهد خطاي كارمنداش را يادآوري كند بايد بپذيرد كه اوهم ممكن است اشتباه كند.

(12اعتماد به نفس: 
رهبران واقعی از خودشان کاملاً مطمئنند. آنها احساس می کنند که ظرفیت و توانایی آن را دارند که از حد متوسط بالاتر روند و باعث تحقق پذیرفتن کارها شوند. 
معمولاً این اعتماد از این واقعیت ریشه می گیرد که آنها افرادی بسیار بامهارت هستند و می دانند برای تحقق پذیرفتن امور چه باید بکنند. از طرف دیگر، برخی رهبران موفق خودشان خیلی بامهارت و کاردان نیستند اما می توانند اینگونه افراد را تشخیص دهند. 

(13ثبات قدم: 
یک رهبر قدرتمند باید روی حرف و فکر خود ثبات و پایداری نشان دهد و زود تحت تاثیر نظرات و دیدگاه های مختلف قرار نگیرد. اما، این را نباید با کله شقی و لجاجت اشتباه گرفت که اشتباهی مهلک است. درعوض، یک رهبر موفق باید بتواند تصمیماتی 
منطقی و عقلانی و عاری از تعصب بگیرد. 

(14از چيزي هراس به دل راه ندهد:
در يك مديريت مؤثركاركنان مورد تشويق قرار 
مي گيرند تا با هر اشتباهي شرمنده نشوند در يك سازمان مي بايست آموخت كه براي چيزي نو و متفاوت بايد تلاش كرد ولي بايد آگاه بود كه اگر نتيجه مطلوب حاصل نشد يكديگر را سرزنش ننموده نكته مهم اين است كه فرد روي چه چيزي تمركز كند، ترس يا فرصت؟

(15سماجت و پیگیری:
رهبران بدون جنگ و جدال تسلیم نمی شوند. همیشه همه چیز آسان به دست نمی آید، و رهبران باید آنقدر تلاش کنند تا بالاخره موفق شوند. اما همچنین باید هوشیار باشند که برای جنگی که معلوم است عاقبت آن شکست است تلاش نکنند، در این مورد باید از تقشه دوم استفاده کنند. 

(16قطعیت و یقین: 
شما به عنوان یک رهبر باید بتوانید تصمیمات دشواری را که دیگران از گرفتن آن ترس دارند را با قطعیت بگیرید. رهبرانی که خیلی نرم و ملایم باشند معمولاً قادر به اتمام کارها نخواهند بود و اغلب مورد سوء استفاده قرار می گیرند. باید بتوانید در مواقعی که کارتان ایجاب می کند حتی بی رحم هم باشید و همچنین بر تصمیماتتان استوار باشید.

(17چند بعدی بودن: 
رهبران معمولاً با همه ی جنبه های کارشان آشنا هستند و می دانند هر کاری چطور انجام می گیرد. این دیدگاه وسیع، اگر با باریکبینی و توجه به جزئیات همراه شود، آنان را قادر می سازد تا مسائل را بهتر و سریعتر از دیگران تشخیص دهند. 
(18میل به فداکاری: 
آیا حاضرید برای انجام شدن کار همه چیزتان را بگذارید؟ رهبر شدن موقعیتی سخت است، چون نیاز به مواجهه و کنترل بسیار زیاد با دیگران دارد. و این ممکن است زندگی خصوصی شما را هم درگیر کند. باید ببینید می توانید این فداکاری را انجام دهید یا نه! 
(19قابلیت سازگاری: 
استراتژی ها و راهکارهایی که امروز جواب می دهند، ممکن است فردا به درد نخورند، و یک رهبر باید خیلی سریع این مسئله را تشخیص دهد. همانطور که شرکت باید خود را وفق دهد، مدیر و رهبر هم باید بتواند. او باید بطور مداوم مهارت های تازه بیاموزد و رویکردهای تازه ای را امتحان کند. 
رهبر نباید حتی لحظه ای هدف خود یا هدف زیردستان خود را فراموش کند. اگر اینکار را بکند، منسوخ و قدیمی خواهد بود و دیگران را هم با خودش پایین خواهد کشید. از اینرو مهم است که رهبر بتواند خود را با تغییرات هماهنگ کند و دیگران نیز به آن سو هدایت کند. 

(20رهبر شدن….: رهبر شدن نیازمند زمان و تلاش بسیار است، اما تقریباً برای همه ممکن است. از خودتان بپرسید که چرا دیگران باید به حرف شما گوش دهند و آنقدر تلاش کنید تا کسی شوید که احترام آنها را جلب کند.

رموز مدیریت موفق

– مدیریت موفق یعنی رسیدن به دست آوردهای فوق العاده با به کارگیری افراد معمولی 
– مدیر موفق باید این توانایی را داشته باشد که حوزه ای را که گروه می تواند در آن بهترین باشد تعیین کند .
– همه کارها به صورت تیمی انجام می شود نه به صورت فردی . نتیجه کار یک مدیر نتیجه کار تیم اوست . 
– در خودتان عمل گرایی و احساس اضطراب برای به انجام رساندن کارها را تقویت کنید . 
– سرعت عمل برای موفقیت ضروری است . آن را به دست بیاورید ، بهیود ببخشید و به کار بگیرید . 
– برای اینکه در حوزه خود مدیر موفقی شوید ، زودتر سر کار حاضر شوید ، سخت تر کار کنید و دیرتر کار را تعطیل کنید . 
– مدام از خودتان بپرسید : ((‌چه کاری است که انجام آن فقط از من بر می آید و اگر آن را به خوبی انجام دهم یک تغییر اساسی به وجود خواهد آمد ؟ )) 
– مشخص کنید در چه زمینه هایی قوی هستید و روی زمینه هایی متمرکز شوید که می توانید در آنها نقش اساسی داشته باشید . 
– کارها را آسان کنید . مدام دنبال راه هایی باشید که کارتان را سریع تر ، بهتر و آسان تر به انجام بر سانید . 
– به تعویق انداختن عمدی را برای کارهای کم ارزش به کار گیرید و انجام آنها را برای مدت نامعینی به تعویق بیندازید . 
– کدام مرحله از کار است که شما را محدود کرده و سرعت دست یابی به هدف های اصلی تان را تعیین می کند ؟ 
– (( هر چیزی را می شود دگردگون کرد . افراد را باید با ارائه الگوی مناسب رهبری کرد . )) راس پروت 
– از انجام کارهای غیر مترقبه نترسید . وقتی به پیش می روید ، امنیت شما بیشتر از زمانی است که ثابت ایستاده باشید . 
– وضوح و روشنی کلید مدیریت موفق است : هدف های خود را روشن کنید . 
– قصد انجام چه کاری را دارید ؟ روش تان چبست ؟ 
– عمل گرا باشید ! مدیریت یعنی پی گیری کارها . اگر نمی توانید عمل گرا باشید فکر مدیریت را از سرتان بیرون کنید . 
– نیروها یتان را متمرکز کنید . ببینید چه کار بخصوصی را بهتر انجام می دهید و بیشتر به آن کار بپردازید .
– انعطاف پذیری در زمان تغییرات بزرگ یکی از ویژگی های ضروری مدیریت است . 
– توانایی تصمیم گیری درست بیش از هر عامل دیگری تعیین کننده موفقیت شماست . 

والسلام علیکم ورحمة الله وبرکاته "تحریر وجمع آوری محمداسماعیل حقانی غوری یوم جمعه شریف1393/02/12